Vind je het moeilijk om je te concentreren en productief te zijn? Je productiviteit verhogen is makkelijker dan je denkt! In dit artikel deel ik negen praktische tips die je meteen toe kunt passen.
Wil jij je productiviteit verhogen?
Wil je een opdracht afronden, een tekst schrijven of je even focussen op je werk, maar zit je in plaats daarvan door je Instagramfeed te scrollen? Raak je elke keer als je echt iets af wilt maken afgeleid door de dingen om je heen? Dit is heel herkenbaar en vrijwel iedereen heeft er last van. Gelukkig zijn er best wel wat tools die je kunt gebruiken om je productiviteit te verhogen. In dit artikel lees je welke dat zijn en de meeste zijn zo praktisch dat je ze meteen toe kunt passen.
Je productiviteit verhogen: 9 praktische tips
Zet je notificaties en meldingen uit
Een van de redenen dat je niet zo productief bent, is omdat je continu wordt afgeleid. En dat is vooral door alle notificaties je de hele dag door krijgt via je telefoon en je laptop. Zet die allemaal uit. Ook het e-mailicoon op je laptop die laat zien dat je een nieuwe e-mail hebt. Het zal even wennen zijn, maar je zult zien dat het heel veel rust geeft en dat je veel meer gefocust bezig kunt zijn met je werk.
Dit is een van de makkelijkste manieren van productiever worden, gewoon uitzetten die handel. Merk je dat je nog steeds te veel naar je telefoon grijpt om alle apps te checken? Leg hem weg (stop hem in een la of in een tas) en zorg dat je hem niet ziet. Wat ook kan helpen om je telefoongebruik te minderen is door een app te installeren die bijhoudt hoeveel je op je telefoon zit. Zelf vind ik de app YourHour een hele goede. Met deze app kun je ook challenges doen, zoals 2 uur lang je telefoon niet gebruiken of een Instagramdieet (niet langer dan 20 minuten op Instagram).
Check je e-mail en berichten via social media op vaste tijden
Moet je toch je mail en social media in de gaten houden? Plan daar specifieke tijden voor in. Meestal checken we continu tijdens onze andere werkzaamheden onze inbox, maar dit is helemaal niet productief. Waarom niet? Mensen kunnen nou eenmaal niet multitasken! Richt je op een ding in plaats van op meerdere dingen tegelijk. Het gaat veel sneller om twee (of hooguit drie) keer per dag een half uurtje je mailbox door te nemen dan om dit steeds tussendoor te doen. Je komt dan in een soort flow zodat je meteen alles weg kunt werken.
Archiveer direct de mails waar je niks mee hoeft te doen. Reageer op de mails met vragen die je meteen kunt beantwoorden. Is er een actie aan verbonden waar je de tijd voor moet nemen? Plan het in in je agenda of zet het op je takenlijst.
Schrijf al je taken op
Ik noemde hem al even: je takenlijst. Zelf ben ik helemaal dol op lijstjes, het geeft namelijk ontzettend veel rust en het is ontzettend lekker (en productief) om lijstjes af te kunnen strepen. Je kunt een notitieboekje bij je hebben, maar beter nog is het om digitale lijstjes te maken, zodat je ze zowel vanaf je laptop als vanaf je telefoon aan kunt vullen of af kunt strepen.
Een takenlijst is eigenlijk een lijst vol kleine klusjes. Sommige moeten meteen, sommige kunnen nog wel even wachten. Bijvoorbeeld: tandarts bellen of een spelfout uit een artikel op je website halen.
Alles wat ook maar in je opkomt zet je op zo’n lijstje, dan is het namelijk uit je hoofd en weet je dat je er nog iets mee gaat doen. Je kunt lijstjes op verschillende manieren indelen, bijvoorbeeld per project of per deadline (deze week, deze maand of ooit). Als je even tijd over hebt, kijk je naar je takenlijstje en voor je het weet is hij weer wat korter.
Focus op je belangrijkste taken
Eigenlijk heb je verschillende soorten taken:
- grote taken die helpen om je doel te bereiken – deze kosten vaak veel tijd
- kleine taken die erbij horen – deze kosten weinig tijd, maar moeten wel even gedaan worden
Ontdek waar jouw prioriteiten liggen, met welke taken kun je echt je doelen bereiken? Die grote taken zet je in je agenda en de kleinere taken op je takenlijstje. Zo weet je altijd waar je je in eerste instantie op moet focussen.
Plan je dag
Voor je überhaupt begint aan je werkdag is het verstandig om je doelen te bepalen en te weten wat je die dag gaat doen. Het geeft heel veel rust om je dag vooraf te plannen en je bent echt een stuk productiever.
Gebruik daarvoor een agenda (het liefst een digitale, zoals bijvoorbeeld je agenda in Outlook of de Google Agenda). Zet niet alleen je afspraken, maar ook de tijd die je kwijt bent aan reizen. En het allerbelangrijkste: plan je werkzaamheden. Moet je een artikel schrijven? Blok dan tijd in om hieraan te werken. Wees hierbij realistisch: plan liever iets te veel tijd in dan te weinig.
Vergeet ook niet om tijd in te plannen voor het bekijken van je mailbox en je pauze. Zorg ervoor dat je je agenda nooit helemaal volzet, hou ook wat ruimte open (zo’n 20 tot 30 procent) voor ad hoc dingen of het verwerken van je takenlijst.
Zorg voor een opgeruimde werkplek
Te veel afleiding zorgt ervoor dat je niet echt productief bent. En een opgeruimde werkplek zorgt voor een opgeruimd hoofd, dus ben je minder snel afgeleid. Zorg er dus voor dat je werkplek schoon is en er niet te veel troep ligt. Dan kun je je daar niet aan irriteren en kun je je beter focussen op je werk.
Ontdek jouw productieve moment
Heb jij je meest productieve moment al ontdekt? Sommige mensen zijn op hun best tussen drie en zes ’s middags en andere mensen zijn dat tussen zeven en 11 uur ’s ochtends. Ontdek wat jouw meest productieve tijdstip is en plan op dat moment je belangrijkste taken. Kleine klusjes die niet zo belangrijk zijn plan je op andere tijdstippen.
Sinds ikzelf gestopt ben met een 9 tot 5 baan heb ik ontdekt dat ik het meeste van mijn werk gedaan krijg als ik werk tussen 7 uur ’s ochtends en 12 uur ’s middags. Dat is het moment dat ik al mijn grote taken doe, bijvoorbeeld het schrijven van nieuwe artikelen. Dingen die iets minder concentratie vergen (bijvoorbeeld het opruimen van mijn mailbox) doe ik ’s middags. Sinds ik de belangrijkste taken doe tijdens mijn meest productieve uren krijg ik zoveel meer gedaan op een dag!
Ruim je mailbox op
Niet alleen een opgeruimde werkplek is goed voor een opgeruimd hoofd, maar ook je digitale werkplek moet op orde zijn. Je mailbox is waarschijnlijk de meest chaotische plek in je online kantoor. Het is zo fijn als je die hebt opgeruimd aan het eind van je werkdag. Zorg ervoor dat alle e-mails zijn geopend en dat de e-mails die je hebt verwerkt zijn gearchiveerd. Je kunt dit doen door allemaal verschillende mapjes te maken, maar je kunt ook gewoon een map “Archief” noemen. Mocht je ooit nog een oude e-mail op moeten zoeken, dan doe je dat waarschijnlijk toch via de zoekfunctie. De e-mails die nog in je mailbox staan, zijn de e-mails waar je nog iets mee moet. Zet vervolgtaken op je takenlijst of in je agenda.
Neem pauze
Het is onmogelijk om acht uur lang volledig productief te zijn. Je hebt pauze nodig. Niet alleen je hersenen, maar ook je lichaam. Plan pauze in (of het nu elke twee uur een kwartier is of een uur lang tussen de middag) en ga bewegen! Van bewegen raak je ontspannen en daarna ben je weer een stuk productiever. Overigens is beweging ook goed om je creativiteit te ontwikkelen. Dus plan die pauze!
Ben jij al productiever?
Mijn productiviteit verhogen lukte me pas toen ik de meeste van deze tools zelf implementeerde. En het lukt echt niet meteen altijd, maar het gaat elke keer een stuk beter en mijn productiviteit gaat met sprongen vooruit!
Mijn advies voor jou: start met een van de tips op dit lijstje, zorg ervoor dat je die onder de knie krijgt en ga dan verder met de volgende. Je zult zien dat het steeds beter en gemakkelijker wordt om echt productief bezig te zijn. Succes!
Weet jij nog andere praktische manieren om productiever te worden? Laat het weten door een berichtje achter te laten onder dit artikel.
De foto bij dit artikel is van Daria Nepriakhina via Unsplash.
